Den Auftrag gemeinsam eingrenzen
Ein Termin braucht eine verständliche Zielsetzung. Klären Sie, welche Frage im Mittelpunkt steht und was innerhalb der verfügbaren Zeit bearbeitet werden kann. Wenn mehrere Beteiligte unterschiedliche Erwartungen haben, machen Sie diese sichtbar. Trennen Sie das Anliegen der teilnehmenden Person vom Interesse eines Auftraggebers. Ein gutes Ergebnis kann zunächst darin bestehen, eine unklare Fragestellung zu ordnen, statt sofort eine Lösung festzulegen.
Den organisatorischen Rahmen festhalten
Dauer, Ort, Honorar, Absagemöglichkeit und Vertraulichkeit sollten vor dem Termin besprochen sein. Für Online-Termine gehören Zugang und ein Ausweichweg bei technischen Problemen dazu. Halten Sie nur Informationen fest, die für die Zusammenarbeit erforderlich sind. Regeln Sie, wer die Unterlagen erhält und wie lange sie benötigt werden. Nutzen Sie keine offenen Gruppenordner für vertrauliche Gesprächsnotizen.
Mit wenigen Fragen vorbereiten
Für Teilnehmende reichen häufig drei Notizen: Was ist seit dem letzten Termin passiert? Welche Situation möchte ich genauer betrachten? Woran würde ich ein hilfreiches Gespräch erkennen? Eine umfangreiche Selbstauskunft ist nicht automatisch besser. Vermeiden Sie unnötige Angaben zu Gesundheit oder privaten Konflikten. Die Vorbereitung soll Orientierung schaffen und nicht schon vor dem Gespräch eine bestimmte Deutung vorgeben.
Einen flexiblen Ablauf planen
Beginnen Sie mit einem kurzen Abgleich des Anliegens. Planen Sie anschließend Zeit für Erkundung, Optionen und die Auswahl eines nächsten Schritts. Halten Sie am Ende einige Minuten für eine Zusammenfassung frei. Ein Ablauf ist eine Orientierung, kein starres Drehbuch. Wenn sich eine wichtigere Frage zeigt, besprechen Sie bewusst, ob der Schwerpunkt geändert werden soll. Achten Sie darauf, die vereinbarte Zeit einzuhalten.
Ergebnisse konkret und sparsam dokumentieren
Notieren Sie Vereinbarungen in verständlicher Sprache: Wer macht was bis wann? Unterscheiden Sie Beobachtungen von Interpretationen. Ein Satz wie „Drei Vorschläge wurden im Team vorgestellt“ ist überprüfbarer als eine allgemeine Bewertung der Person. Lassen Sie die beteiligte Person die Zusammenfassung prüfen. Nicht jedes Gespräch benötigt ein ausführliches Protokoll; häufig genügt ein gemeinsam formulierter nächster Schritt.
Den Transfer vorbereiten
Ein Gespräch wirkt nicht allein durch gute Gedanken. Fragen Sie, wo der nächste Schritt im Alltag Platz findet und woran die Umsetzung scheitern könnte. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen kurzen Rückblick. Eine Vorbereitungsvorlage kann dabei helfen, aber sie ersetzt keine qualifizierte Prozessgestaltung. Little Light stellt redaktionelle Lernmaterialien bereit und bietet keine individuellen Coaching-Termine an.
Weiterführende Primärquelle: DBVC · Begriffsbestimmungen ↗. Recherche: 24.10.2026. Die Quellen sind keine Partner von Little Light.
